בעלי עסקים רבים, בעיקר בגדלים משמעותיים מעט יותר מהעסקים הקטנים והמתחילים, מעסיקים גם מזכירה במשרה מלאה. בתחילת דרכו של עסק תהיה עמדת המזכירה לפעמים ממוקמת בשטח בלתי מוגדר בין העובדים או אפילו בחדר ההנהלה, אולם כנראה שגי מהר היא תזכה בחדר משלה. חדר מזכירות הוא החדר הסמוך לחדר המנהל, ומקושר אליו בדרך כלל באופן פיזי, גם תכולתו מבחינת האבזור והריהוט די דומה לזו של חדר המנהל, אולם למרות הדמיון הראשוני, קיימים הבדלים משמעותיים בין שולחנות מנהלים למשרד לשולחנות מזכירות, בין כסא מנהל לכסא משרדי למזכירה, ובאופן כללי בין הריהוט המתאים לחדר מנהל לזה שמיועד למזכירות. צוות העיצוב המנוסה של גרין פתרונות מתקדמים של ריהוט משרדי, מניח את הדגש על ההבדלים עליהם אתם צריכים לשים לב כאשר ניגשים לרהט חדר מזכירות הסמוך או מוביל לחדר מנהל.
מיקום המזכירות
כיום לא מעט חברות ועסקים, בעיקר קטנים יותר, הזקוקים לסיוע מזכירות, נשענים על שירותי מזכירות פרילנס המנוהלים מהבית באמצעות הטכנולוגיות המתקדמות של עולם התקשורת, המאפשרים ביצוע כל פעולה מרחוק, אולם בדרך כלל בחברות משמעותיות, בעיקר במקרים בהם המנהל נוכח באופן משמעותי בשטח וקיימת תנועה ערה של עובדים, לקוחות או ספקים, יש צורך במזכירה נוכחת בשטח. חדר המזכירות מומלץ שימוקם בצמידות לחדר המנהל, ועדיף תמיד שיהווה כעין חדר קבלה קדמי לו. תפקידה של המזכירה הוא ראשית לכל ייצוגי, כדי למנוע את הנגישות של המנהל לכל אורח לרגע, ולהעניק לחדר המנהל הילה של אי זמינות ושל חדר קבלה. תפקידים נוספים קשורים לתהליכי הארגון של החברה, המוסד או העסק, אשר אלו ברובם קשורים למזכירות. כפועל יוצא מכך יהיה צורך ברהיטים כמו דלפק קבלה למשרד, ארונות גדולים המיועדים לתיוק מסמכים שונים הקשורים לארגון הטכני של העניינים השונים, עמדת מחשב נוחה וכסא מחשב מותאם בעל גלגלים איכותיים שיסייעו למזכירה לנוע בין הארונות, המדפסת ואולי גם הגישה לחדר המנהל.
רמת הריהוט
חשוב לשים לב לצורך ההיררכיה הנכונה בעסק וגם לצורך הרושם הטוב על העוברים והשבים במשרד, לקוחות ועוד, לרמת הריהוט בחדר המזכירות מול רמת הריהוט בחדר המנהל. חשוב שהריהוט במזכירות ישדר רצינות עסקית וגם אפשרויות כלכליות, אולם רמת הריהוט בחדר המנהל חייבת להיות בולטת לטובה על חדר המזכירות.
יש לכם התלבטות? מחפשים ייעוץ חכם לרהט את המזכירות או את המשרד? גרין ישמחו לעזור לכם!
