אם עוד אין לכם מערכת ניהול עובדים כדאי שתדעו שהמאה העשרים ואחת כבר הגיעה. בעסקים רבים כבר עברו להתנהלות עם "אפס נייר" ואין סיבה שגם אתם לא תעשו את המהלך היותר משתלם, נוח, מאורגן, יעיל ואף תורם לסביבה. אז בואו נראה למה כדאי להשקיע סכום (לא ממש גבוה) במערכת כזו.
מה זה מערכת ניהול עובדים
מערכת לניהול עובדים לא יושבת בתוך ארונית ותיקייה אלא על שרת מאובטח בענן, והתוכן העיקרי שלה הוא טפסי מקוונים כמו טופס 106, טופס 101, תלושי שכר, נתוני נוכחות, ניצול זכויות ויתרות, החתמות על ציוד, שיוכים לקופות גמל ועוד. ראוי לציין שכפי שכל תחום טכנולוגי התפתח לאורך השנים, כך גם מערכות ניהול העובדים של ימינו הינן יעילות מאוד וידידותיות למשתמש. בעזרתן ניתן לגשת מכל מקום ובכל עת לתיקי העובדים (לבעלי ההרשאה כמובן) על מנת לצפות בנתונים ולבצע שינויים, בין אם מדובר בעובד עצמו שמתבקש לחתום על טפסים (דיגיטלית מהמכשיר שלו), עובדי מחלקת משאבי אנוש, חשב השכר, מנהל החשבונות וכדומה. אין ספק שהתנהלות כזו מביאה כמה יתרונות חשובים:
- חיסכון בזמן – המערכת מקטינה למינימום את ההתעסקות עם ניירת פיזית, לרבות הצורך לצלם מסמכים, למלא ולחתום עליהם ידנית, לשלוח בפקס או במייל, לסרוק וכן הלאה. זאת, עוד לפני שדיברנו על מלאכת התיוק והשליפה הפיזית של המסמכים, שלא פעם מתבלגנים.
- חיסכון בכסף – מלבד החיסכון הניכר בשעות עבודה ושביעות הרצון של העובדים, תיק עובד דיגיטלי גם חוסך ברכישת ניירת, תיקיות, ארוניות ושאר ציוד נלווה.
- מניעת טעויות – בזכות רמת האבטחה הגבוהה וההרשאות הברורות מסמכים רגישים לא יגיעו לידיים לא נכונות, מסמכים לא יתקמטו, ייכנסו לתיקיות לא נכונות, ייהרסו בגלל כוס קפה שנשפכה וכדומה.
- סנכרון מלא – כל טופס שנחתם, ממולא או משונה נכנס אוטומטית לתיקייה הרלוונטית המוגדרת מראש, וכל אדם בעל הרשאה ונגיעה בדבר רואה את השינויים מהמחשב או מהנייד שלו בזמן אמת. כך מושג סנכרון הרבה יותר גבוה בין מחלקות ונמנעות אי הבנות.
- תיעוד מלא – לא פעם מתגלעים חילוקי דעות בין עובדים למעסיקים, למשל סביב זכויות, שימועים לפני פיטורין וכן הלאה. עקב בעיות התיעוד בניירת פיזית, לא פעם פוסק בית הדין לעבודה לטובת העובד. לעומת זאת, מערכת לניהול עובדים ממוחשבת מתעדת הכל, דבר המונע מראש טענות לא מוצדקות, משמש בעת הצורך במחלוקות ובעיקר מעניק שקט תעשייתי מתמיד לבעל העסק.
