בין עובד למעסיק עוברים לאורך השנה כמה וכמה טפסים, ואחד הנפוצים שבהם הוא טופס 101 שמוגש בתחילת העבודה ומדי שנה. במסגרת המעבר אל עסק "ללא ניירת" חברות וארגונים רבים העבירו גם את טופס 101 אל העולם המקוון, אותו ממלאים ושומרים אונליין וגם חותמים בחתימה דיגיטלית.
כפי שאתם בוודאי יודעים, טופס 101 הוא מהמסמכים היותר בסיסיים שיש למלא על ידי כל עובד שמצטרף לארגון. זהו טופס של רשות המיסים שיש להגיש אל המעסיק כדי שחישוב המשכורת יתבצע לפי נקודות הזיכוי, ההקלות וההטבות במס, וכמו כן הוא משמש עבור תיאומי מס. כל עובד שכיר חייב להגיש את הטופס על 7 ימים ממועד קבלת המשכורת הראשונה או מיום שהחל לעבוד במקום, ומלבד זאת יש להגיש את הטופס בכל תחילת שנת מס ובעת שינויים בפרטים העשויים לשנות את נקודות הזיכוי כגון נישואין, גירושין, הולדת ילדים, שינוי מקום מגורים וכדומה. כמובן שהטופס צריך לשאת גם את חתימתו של העובד.
טופס 101 דיגיטלי
כמו טפסים רבים אחרים בארגונים שנכנסו למאה ה- 21, גם טופס 101 הפך להיות מקוון ודיגיטלי. המשמעות היא שאין עוד צורך בניירת המאופסנת בארונות, ואין צורך בכל התהליך הממושך והמטריד של מילוי וחתימה על הטופס. הניירת הפיזית מחייבת עובדים להגיע אל מחלקת משאבי האנוש או להנהלת חשבונות, למצוא מקום למילוי הטופס או לקחתו לביתם, לחתום ולהחזיר את הטופס למחלקה. אפשר גם לשלוח את הטופס לעובד במייל כדי שידפיס, ימלא, יחתום, יסרוק וישלח אותו בחזרה – שוב תהליך ממושך ומטריד שגם נוטה לסבול מתקלות ושגיאות.
לעומת זאת, טופס 101 מקוון שולחים לעובדים ב- SMS או במייל בלי צורך להדפיסו. העובד רק ממלא את הטופס שעל מסך בעוד המערכת מעבירה אותו מסעיף לסעיף. ולבסוף, הוא חותם דיגיטלית באמצעות העכבר במחשב או באמצעות האצבע על מסך המגע. מייד לאחר מכן הטופס עובר אל תיק העובד במחשבי הארגון וניתן לבצע עימו כל פעולה מתבקשת מול רואה החשבון, חשב השכר או רשות המיסים. אין ספק שמדובר בתהליך החוסך הרבה זמן וטרחה לעובד ולאנשי המחלקה, חוסך שגיאות במילוי ובתיוק, מגביר את שביעות הרצון ומשפר את התנהלות משאבי האנוש, ובנוסף לכך – חוסך לא מעט כסף לעסק על קניית ניירת, תיקיות, דיו, ארוניות ובכלל שטח אחסון במשרד.
