לא מעט עסקים, ארגונים וחברות עברו בשנים האחרונות אל חתימה דיגיטלית על מסמכים. הכוונה היא בעצם לטפסים מקוונים שאפשר לשלוח אותם במייל או במסרון לנייד של הנמען, והוא יכול למלא אותם ולחתום עליהם בלי שיהיה צריך להדפיס, לסרוק או למלא פרטים ולחתום בצורה ידנית על ניירת. למעבר הזה אל טפסים דיגיטליים יש הרבה יתרונות משמעותיים ואחד מהם הוא המהירות של מילוי הפרטים והחתימה.
לחתום הכי מהר שאפשר
כדי להפוך מסמך או טופס כלשהו לכדי טופס דיגיטלי כל מה שצריך לעשות הוא להעלות אותו למערכת ייעודית בפורמט וורד או פי.די.אף. כעת המערכת ממירה אותו בתוך שניות ספורות לטופס דיגיטלי עם כל השדות שהיו במסמך המקורי וגם יש אפשרות להוסיף שדות חדשים ובכלל לעצב טפסים חדשים מהתחלה. אז השלב הראשון לוקח שניות ספורות.
בשלב הבא עליכם לשלוח את המסמך לצורך מילוי וחתימה במייל למחשב או בקישור לנייד. כעת צריך למלא את הפרטים וכאן יש הבדלים במסגרת הזמנים. מטבע הדברים ככל שמדובר במסמך שיש בו יותר שדות ופרטים כך תהליך המילוי ייקח יותר זמן. מצד שני, אם מדובר במסמך שרק צריך לחתום עליו הרי שכל מה שצריך לעשות הוא רק לקרוא אותו ולהוסיף את החתימה בסוף עם האצבע על מסך המגע של הנייד או עם העכבר על המחשב. כמו כן, יש מסמכים שניתן פשוט לחתום עליהם באמצעות קליק על העכבר.
אם כך, חתימה דיגיטלית על מסמך לוקחת בפני עצמה רק שנייה, ולכך מצטרף הזמן של המרת המסמך לטופס דיגיטלי ומילוי השדות. יש לציין שגם מילוי השדות עצמם נעשה בצורה הרבה יותר מהירה מאשר בטופס ידני, מכיוון שמדובר במסמך שניתן למלא אותו ולחתום עליו מכל מקום ובכל זמן, ולא צריך לחכות עד שמגיעים לאיזה משרד או בית עם מדפסת. בנוסף, נחסכת כל הפרוצדורה של הדפסת המסמך, מילוי ידני שלו, סריקה ושליחה בחזרה, ובאותו אופן גם אתם לא צריכים עכשיו להדפיס את המסמך, לחתום עליו ולתייק אותו באיזה תיקייה ידנית.
מכאן שהחיסכון בזמן ממשיך גם הלאה אל כל הקשור לניהול של המסמכים. למעשה כל טופס דיגיטלי מלא וחתום נשלח ישירות אל תיק שפתחתם עבור אותו לקוח, עובד, ספק וכן הלאה, והמערכת מסנכרנת בין כל בעלי התפקידים שיכולים לצפות בטפסים שנכנסים בזמן אמת, ושרק בעלי הרשאה יכולים לבצע בהם שינויים או לצפות בהם. לכן נחסך זמן יקר על טעויות של תיוק לא נכון, אובדן והרס של מסמכים, בעיות בשליפה וכדומה.
